Pengene er tjent, når fakturaen er sendt. De er først dine, når de står på kontoen. Forskellen mellem de to tidspunkter er din likviditet, og den kan i høj grad styres.
Start med at måle
Du kan ikke forbedre det, du ikke måler. To tal er nok til at begynde med:
Gennemsnitlig betalingstid. Debitorernes samlede saldo divideret med omsætningen i perioden, ganget med antal dage. Sælger du for 300.000 kroner om måneden og har 400.000 udestående, betaler dine kunder i gennemsnit efter cirka 40 dage.
Aldersfordelingen. Hvor meget er 0 til 30 dage gammelt, 30 til 60, 60 til 90, og over 90? Det er her, alvoren viser sig. Et tilgodehavende over 90 dage er sjældent bare forsinket, det er et problem, der skal håndteres.
De fire steder, hvor tid forsvinder
Fakturaen sendes for sent. Leveret i tirsdags, faktureret i næste uge. Hver dags forsinkelse i faktureringen er en dags forsinkelse i betalingen. Fakturér samme dag som leveringen.
Betingelserne er for lange. Netto 30 var normen engang. Overvej netto 8 eller netto 14 for nye kunder, og skriv fristen tydeligt både på fakturaen og i tilbuddet.
Fakturaen når ikke frem til den rigtige. Sendes den til en generel indbakke i stedet for bogholderiet, ligger den stille. Spørg ved oprettelsen af kunden, hvilken adresse fakturaer skal til, og om de kræver et rekvisitionsnummer.
Ingen følger op. Uden et fast forløb bliver opfølgning noget, man husker, når likviditeten strammer. På det tidspunkt er tilgodehavendet allerede gammelt.
Sæt et forløb op, og lad det køre
Et forløb, der virker for de fleste:
| Dag | Handling |
|---|---|
| Forfald + 2 | Venlig påmindelse, intet gebyr |
| Forfald + 10 | Rykker 1 med gebyr på 100 kr. |
| Forfald + 20 | Rykker 2 med inkassovarsel |
| Forfald + 30 | Kravet sendes til inkasso |
Pointen er ikke datoerne, men at forløbet er besluttet på forhånd. Så er opfølgning ikke længere en beslutning, du skal tage om en kunde, du gerne vil beholde. Det er bare det, systemet gør. Se guiden til rykkere for reglerne om gebyrer og renter.
Tjek altid, om der er betalt først
Den ene ting, der ødelægger et ellers godt rykkerforløb, er at rykke en kunde, der har betalt. Det sker, når betalingen står i banken, men endnu ikke er bogført, og det er præcis situationen dagen efter en indbetaling.
Derfor skal opfølgningen bygge på både bogføringen og bankens bevægelser, ikke kun på hvad der er bogført.
Forebyg i stedet for at inddrive
Kreditvurder nye kunder. Et opslag i CVR og en vurdering af selskabets regnskabstal tager fem minutter.
Bed om forudbetaling ved første ordre, eller del i to rater ved større opgaver.
Gør det nemt at betale. Betalingslink, MobilePay eller FI-kort på fakturaen fjerner friktion. Jo færre skridt, jo hurtigere betaling.
Fakturér i rater ved lange projekter, så du ikke finansierer arbejdet i månedsvis.
Sådan gør automatikken det
Apinos debitorstyring kører betalingstjekket først: åbne fakturaer sammenholdes med bankens bevægelser og de kladdelinjer, der endnu ikke er bogført. Har en kunde betalt siden sidste kørsel, står det på listen, og fakturaen ryger ud af rykkerforløbet.
Aldersfordelingen hentes live fra e-conomic, så du altid ser den aktuelle situation frem for et regneark fra i mandags. Og rykkerne bruger jeres egne tekster, så tonen er jeres, selvom afsendelsen er automatisk.