En årsafslutning er i virkeligheden bare tolv afstemninger, der alle skal ende med det samme svar: dokumenteret og forklaret. Her er listen i den rækkefølge, der sparer mest tid.
Tjeklisten
- Bank. Stemmer bogføringens banksaldo med kontoudtoget pr. 31. december? Dokumentér med kontoudtoget. Dette er fundamentet, start her.
- Debitorer. Stemmer saldolisten med samlekontoen? Gennemgå gamle tilgodehavender: skal noget rykkes, nedskrives eller afskrives som tab?
- Kreditorer. Stemmer leverandørlisten? Ligger der kreditnotaer, der aldrig er modregnet, eller fakturaer der er betalt men ikke udlignet?
- Moms. Stemmer momskontiene med det, der er angivet til Skattestyrelsen gennem året? Differencer skal med i sidste angivelse.
- Løn. Stemmer lønomkostningerne med det, der er indberettet til eIndkomst? A-skat og AM-bidrag afstemmes mod skattekontoen.
- Anlægsaktiver. Er årets køb og salg med i anlægskartoteket, og er der afskrevet efter planen?
- Lager. Er der talt op, og er lagerværdien reguleret til det optalte?
- Periodisering. Er omkostninger og indtægter placeret i det rigtige år? Forudbetalinger, skyldige omkostninger og igangværende arbejder.
- Mellemregninger. Stemmer mellemregning med ejer eller koncernselskaber, og kan saldoen dokumenteres?
- Lån. Stemmer restgælden med årsopgørelserne fra långiverne, og er renterne bogført?
- Skat. Er acontoskat bogført, og er årets skat beregnet og afsat?
- Egenkapital. Stemmer primo-egenkapitalen med sidste års regnskab, og er årets bevægelser forklaret?
De tre klassiske tidsrøvere
Fejl- og ventekonti, der ikke er tømt. Konti som “spørg revisor” og “afklaring” skal være nul, før året lukkes. Hver postering derinde er en udskudt beslutning.
December-bilag, der dukker op i januar. Fakturaer med leveringsdato i december hører til i det gamle år, uanset hvornår de dukker op. Hold indgangen til nye bilag åben, til momsen er angivet.
Difference, ingen kan forklare. Jo længere tid siden afstemningerne sidst er lavet, jo dybere skal der graves. Det er derfor, månedlig afstemning er den bedste årsafslutning.
Gør listen til en rutine i stedet for et projekt
Hele pointen med listen er, at den ikke behøver være et januarprojekt. Apinos afstemninger holder de 12 områder løbende: systemsaldi hentes live, dokumentation hænger på hver afstemning, og historikken er revisionssporet. Når året skal lukkes, er spørgsmålet ikke “hvor skal vi starte?”, men “hvad mangler vi at godkende?”.