En ubetalt faktura er et lån, du ikke har sagt ja til at give. Alligevel udskyder mange at rykke, fordi det føles ubehageligt. Løsningen er et fast forløb, der kører ens hver gang. Så bliver rykkeren rutine i stedet for konflikt.
Reglerne, kort
Rykkerreglerne i Danmark er til at overskue:
- Gebyr: Højst 100 kroner pr. rykker, uden moms.
- Antal: Du må højst opkræve gebyr for 3 rykkere for samme fordring.
- Interval: Mindst 10 dage mellem rykkere med gebyr.
- Morarente: Du må tillægge rente fra forfaldsdatoen. Renten er Nationalbankens udlånsrente plus 8 procentpoint, medmindre andet er aftalt.
- Kompensationsbeløb (kun B2B): Ved handel mellem virksomheder må du derudover opkræve et fast kompensationsbeløb på 310 kroner, når der betales for sent.
Et forløb i tre trin
Trin 0, venlig påmindelse (2 til 5 dage efter forfald). Ingen gebyr, ingen skarp tone. De fleste forsinkelser er glemsomhed, og en venlig mail løser dem uden at koste noget på relationen.
Rykker 1 (cirka 10 dage efter forfald). Nu hedder det en rykker, og du kan lægge gebyr på. Vær konkret: fakturanummer, oprindeligt beløb, gebyr, ny frist.
Rykker 2 med inkassovarsel (10 dage efter rykker 1). Samme fakta, men nu med en tydelig konsekvens: betales der ikke inden for 10 dage, overdrages kravet til inkasso. Det varsel er et lovkrav, før du må sende til inkasso.
Skabelon til rykker 1
Vedr.: Rykker for faktura 1017
Kære [navn]
Vi kan se, at faktura 1017 på 8.450,00 kr. med forfald den [dato] endnu ikke er betalt. Måske er den blot smuttet, det sker for os alle.
Vi beder dig betale beløbet plus rykkergebyr på 100,00 kr., i alt 8.550,00 kr., senest den [ny frist, 10 dage frem].
Er fakturaen betalt inden for de seneste dage, kan du se bort fra denne mail.
Venlig hilsen [virksomhed]
Tonen er venlig, men fakta er præcise. Det er den kombination, der virker.
Før du rykker: tjek om der er betalt
Den dyreste rykker er den, der sendes til en kunde, der har betalt i morges. Betalingen kan ligge i banken uden at være bogført endnu. Tjek derfor altid friske bankbevægelser, før rykkeren ryger af sted.
Det er præcis det, Apinos debitorstyring gør automatisk: den sammenholder åbne fakturaer med bankens bevægelser og kladdelinjer, før der overhovedet foreslås en rykker. Rykkerne bruger jeres egne tekster, og I vælger selv, om de sendes automatisk eller venter på godkendelse.