Bankafstemning er den vigtigste kontrol i bogføringen. Den svarer på ét spørgsmål: stemmer det, der står i regnskabet, med det, der faktisk er sket i banken? Hvis svaret er nej, er der en fejl et sted, og den bliver kun dyrere af at vente.
Hvad er en bankafstemning?
Du sammenligner to tal pr. samme dato: saldoen på kontoudtoget fra banken og saldoen på bankkontoen i dit bogføringssystem, for eksempel konto 5810 i e-conomic. Er de ens, er banken afstemt. Er de forskellige, skal differencen forklares linje for linje.
Forskellen opstår typisk ét af tre steder:
- Noget er sket i banken, men ikke bogført. Et gebyr, en renteudskrivning eller en betaling, der aldrig er registreret.
- Noget er bogført, men ikke sket i banken endnu. En betaling, der er bogført på fakturadatoen, men først hæves senere.
- Noget er bogført forkert. Dobbeltregistreringer eller tastefejl i beløbet, klassikeren er to ombyttede cifre.
Sådan gør du, trin for trin
- Hent kontoudtoget fra netbanken for perioden, gerne som CSV eller Excel.
- Find bogføringens banksaldo pr. samme slutdato.
- Sammenlign slutsaldoen. Stemmer den, er du reelt færdig. Notér afstemningen med dato og dokumentation.
- Stemmer den ikke, så gå linje for linje: markér de bankbevægelser, der har en modpost i bogføringen, og saml resten i en liste.
- Bogfør det, der mangler, og ret det, der er forkert. Kør sammenligningen igen, til differencen er 0,00.
- Gem dokumentationen. Kontoudtog og afstemningsnotat er en del af regnskabsmaterialet og skal kunne findes frem til revisor.
De typiske fejl
Afstemning en gang i kvartalet eller sjældnere. Så er der hundredvis af linjer at lede i, når noget ikke stemmer. Afstem hver måned, så er fejljagten kort.
Kun at kigge på slutsaldoen. To fejl kan udligne hinanden, så saldoen stemmer, selvom to posteringer er forkerte. En ordentlig afstemning matcher på linjeniveau.
Manglende dokumentation. En afstemning, der kun findes i hovedet på bogholderen, er ingen afstemning. Notér dato, difference og forklaring, og gem filerne samme sted hver gang.
Den automatiske vej
Det manuelle arbejde i en bankafstemning er ren mønstergenkendelse, og det er præcis, hvad software er god til. Apinos bankafstemning læser kontoudtoget og deler linjerne i fire kategorier: allerede bogført, ligger i kladde, hører til en faktura, og mangler en forklaring. FI-indbetalinger genkendes på fakturanummeret, og ukendte hævninger får et konteringsforslag ud fra jeres egen historik.
Resultatet er, at du kun bruger tid på de linjer, der faktisk kræver en beslutning. Resten er dokumenteret og på plads, inden du åbner skærmen.