Hensættelser er den post i regnskabet, hvor skøn og bogføring mødes, og hvor der derfor er mest plads til at gøre det forkert i begge retninger. Sætter du for lidt af, ser resultatet bedre ud end det er. Sætter du for meget af, flytter du overskud til et andet år.
Hvad en hensættelse er
En hensættelse dækker en forpligtelse, hvor tre ting gælder: den stammer fra noget, der allerede er sket, det er sandsynligt at der skal betales, og beløbet kan skønnes med rimelighed.
Alle tre skal være opfyldt. Er det ikke sandsynligt, men muligt, er det en eventualforpligtelse, som skal oplyses i noterne frem for bogføres. Kan beløbet slet ikke skønnes, hører det heller ikke hjemme i tallene.
Forskellen på de tre, der forveksles
Periodisering. Udgiften er kendt, både i beløb og i tid. Forsikringen for næste år er betalt i december og skal fordeles over tolv måneder. Der er intet skøn involveret.
Skyldig omkostning. Ydelsen er leveret, men fakturaen er ikke kommet. Revisoren har arbejdet i december og sender regningen i februar. Beløbet skønnes, men forpligtelsen er sikker.
Hensættelse. Både beløb og tidspunkt er usikre. En verserende sag, en garantiforpligtelse på det, der er solgt i år, eller et forventet tab på en kunde i betalingsvanskeligheder.
De tre står forskellige steder i balancen, og de behandles forskelligt skattemæssigt. Blander man dem, bliver årsrapporten svær at forklare.
De hensættelser, de fleste virksomheder møder
Tab på debitorer. Den hyppigste. En kunde er gået i betalingsstandsning, eller en fordring er over et år gammel uden kontakt. Hensættelsen skal kunne begrundes, helst pr. debitor. En generel procent af hele debitorlisten er svær at forsvare, med mindre den bygger på virksomhedens egen historik for tab.
Garantiforpligtelser. Sælger du med garanti, opstår forpligtelsen på salgstidspunktet, ikke når kunden klager. Grundlaget er typisk erfaringen fra tidligere år: hvor stor en andel af omsætningen er endt som garantiarbejde.
Feriepenge og fratrædelser. Optjente, men ikke afholdte forpligtelser over for medarbejderne.
Retssager og tvister. Her er grænsen mellem hensættelse og note-oplysning vigtigst, og det er et spørgsmål til revisor og ikke til et bogføringssystem.
Igangværende arbejder med tab. Er et projekt sat i gang til en pris, der viser sig ikke at dække omkostningerne, skal det forventede tab hensættes, når det bliver kendt, ikke når projektet afsluttes.
Dokumentationen er det, der bliver spurgt til
En hensættelse er et skøn, og et skøn kan ikke revideres. Det, der kan revideres, er grundlaget for skønnet.
For hver hensættelse bør der ligge tre ting: hvad forpligtelsen stammer fra, hvordan beløbet er beregnet, og hvad der er ændret siden sidste opgørelse. Er de tre til stede, tager gennemgangen minutter. Mangler de, bliver hensættelser det punkt, der trækker længst ud i revisionen.
Hvor det hører til i den samlede rækkefølge, står i årsafslutning: den komplette tjekliste.
Revurdering ved hver periodeafslutning
En hensættelse er ikke sat én gang. Ved hver periodeafslutning skal den vurderes igen: er forpligtelsen stadig sandsynlig, er beløbet stadig rigtigt, er noget blevet afklaret.
Bliver en hensættelse for stor, tilbageføres den. Det er ikke en indrømmelse af en fejl. Det er hele pointen med at føre dem løbende frem for at gætte en gang om året.
Den fejl, der er værd at undgå, er den modsatte: en hensættelse, der bliver stående år efter år, fordi ingen har taget stilling til den. Efter tre år er der ingen, der kan huske hvorfor den er der, og så skal den forklares alligevel.
Sådan gør Apino det
Apino har et selvstændigt modul til hensættelser, hvor hver hensættelse står med sit grundlag, sin beregning og sin historik. Ændres beløbet, står den tidligere vurdering stadig, så det fremgår hvad der er ændret og hvornår.
Ved periodeafslutningen bliver hensættelser et punkt på listen frem for noget, nogen skal huske. Se funktionerne eller prøv det gratis.