Bogføringsloven blev moderniseret i 2022, og kravene er siden blevet faset ind. For de fleste virksomheder betyder den ikke revolutionerende ændringer, men den stiller nogle konkrete krav, det er værd at kende. Her er de oversat til handlinger.
Krav 1: Digital bogføring i et registreret system
Bogføringen skal ske digitalt, og systemet skal leve op til Erhvervsstyrelsens krav til opbevaring, sikkerhedskopiering og kontrolspor.
Hvad det betyder for dig: Bruger du et standardsystem som e-conomic, Dinero eller lignende registrerede systemer, er den tekniske del dækket af leverandøren. Bogfører du i regneark, er du ikke compliant, uanset hvor pænt regnearket er sat op.
Krav 2: Bilag skal opbevares digitalt
Bilag skal gemmes digitalt sammen med registreringerne, med sikkerhedskopi.
Hvad det betyder for dig: Scan eller fotografér papirbilag, og lad dem hænge på posteringen. Når bilaget er registreret digitalt og opbevares betryggende, må papirudgaven destrueres. Se bilagshåndtering uden papir for rutinen.
Krav 3: Kontrolsporet skal være ubrudt
Man skal kunne gå fra bilag til postering og fra årsregnskabet tilbage til det enkelte bilag.
Hvad det betyder for dig: Fakturanumre skal være fortløbende uden huller. Derfor krediterer man en fejlfaktura i stedet for at slette den, se kreditnota: hvornår og hvordan. Og hver postering skal have et bilag, der kan findes frem.
Krav 4: Fem års opbevaring
Regnskabsmateriale skal opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører.
Hvad det betyder for dig: Et bilag fra marts 2026 skal kunne fremskaffes til udgangen af 2031. Skifter du regnskabssystem undervejs, skal det gamle materiale stadig kunne fremvises. Spørg altid en leverandør, hvordan du får dine data ud, før du skifter til dem.
Krav 5: Beskriv jeres procedurer
Virksomheden skal kunne fremvise en beskrivelse af, hvordan bogføringen foregår.
Hvad det betyder for dig: En side er nok for en mindre virksomhed. Den skal svare på: hvilket system bruger I, hvem bogfører, hvem godkender, hvordan kommer bilagene ind, hvordan opbevares de, og hvem afstemmer hvad hvornår. Bruger I automatik, så beskriv også hvilke opgaver der kører automatisk, og hvem der godkender resultatet.
Den løbende del, loven ikke skriver ned
Loven kræver dokumentation og kontrolspor. Den siger ikke, hvornår du skal afstemme, men i praksis er afstemning forudsætningen for at kunne dokumentere noget som helst.
Et regnskab, hvor bank, debitorer, kreditorer og moms afstemmes hver måned, opfylder kravene nærmest af sig selv, fordi dokumentationen bliver til undervejs. Et regnskab, hvor alt samles til marts, gør det ikke, uanset hvor godt systemet er. Se årsafslutning: den komplette tjekliste.
Sådan hjælper automatikken
Automatik er ikke en undtagelse fra kravene, men den kan gøre dem lettere at opfylde. I Apino gemmes hver afstemning med dato, status, noter og de filer, der dokumenterer den, hvilket i praksis er afstemningsmappen loven lægger op til.
Bilag fra bilagsindbakken følger posteringen ind i e-conomic, så kontrolsporet er på plads uden ekstra arbejde. Og fordi automatikniveauet vælges pr. opgave, kan proceduren beskrives præcist: hvad kører selv, og hvad kræver godkendelse.
Selve regnskabsmaterialet bliver i e-conomic, som er det registrerede system. Apino henter data live og gemmer dem ikke.