Anlægskartoteket er den del af bogholderiet, der oftest bliver passet en gang om året, og som derfor oftest ikke stemmer. Balancen viser en saldo på anlægskontoen. Kartoteket viser, hvad saldoen består af. Når de to ikke siger det samme, er det kartoteket, der har ret om virkeligheden, og balancen, der har ret over for revisor. Det er en dårlig kombination.
Hvad kartoteket skal kunne svare på
For hvert aktiv skal du kunne sige:
- Hvad er det, og hvornår blev det anskaffet
- Hvad kostede det, og hvilket bilag hører til
- Hvilken levetid afskrives det over
- Hvor meget er afskrevet indtil nu
- Hvad er den bogførte værdi i dag
Summen af de bogførte værdier i en gruppe skal svare til saldoen på den tilhørende anlægskonto. Ikke omtrent. Til øre.
De fire steder, det driver fra hinanden
Tilgangen der aldrig kom i kartoteket. En ny maskine bliver bogført på anlægskontoen, fordi konteringen er nem. Men ingen opretter den i kartoteket. Balancen stiger, kartoteket gør ikke, og differencen er fra den dag lig med maskinens kostpris.
Afskrivningen bogført i runde tal. Kartoteket regner 4.166,67 kr. om måneden. Kladden siger 4.200 kr., fordi det var nemmere. Efter et år er der 400 kr. i forskel, efter fem år 2.000 kr., og ingen kan huske hvorfor.
Afgangen der kun blev bogført halvt. Et aktiv sælges. Salgssummen bliver bogført, men anskaffelsessummen og de akkumulerede afskrivninger bliver stående. Aktivet lever videre i regnskabet, længe efter det er kørt af pladsen.
Straksafskrivning behandlet forskelligt. Småaktiver under grænsen kan udgiftsføres direkte. Problemet opstår, når nogle af dem alligevel er kommet på anlægskontoen, og andre ikke er.
Sådan får du det til at stemme igen
Start ikke med at lede efter differencen post for post. Start med at afgrænse den.
Del op i grupper. Goodwill, indretning af lejede lokaler, driftsmidler, biler, deposita. Hver gruppe har sin egen konto, og differencen ligger næsten altid i én af dem. Når du kan sige hvilken, har du skåret arbejdet ned med firefemtedele.
Sammenlign to tal pr. gruppe. Anskaffelsessum i kartoteket mod saldoen på tilgangskontoen. Akkumulerede afskrivninger i kartoteket mod saldoen på afskrivningskontoen. Bogført værdi er forskellen og skal falde på plads af sig selv, når de to første stemmer.
Tag årets bevægelser først. Differencen er oftest opstået i indeværende år. Gennemgå tilgange og afgange for året, før du går tilbage i historikken.
Ret i kartoteket, ikke i finansen. Det fristende er at lave en efterpostering, så saldoen matcher kartoteket. Men hvis kartoteket er det forkerte, har du nu to fejl. Find årsagen først.
Levetid og hvornår afskrivningen starter
To valg, der skal være ens hele vejen igennem, ellers stemmer det aldrig.
Levetiden skal afspejle, hvor længe aktivet reelt bruges, ikke hvad der er skattemæssigt bekvemt. En ovn, der holder i femten år, skal ikke afskrives over tre, fordi det passer bedre i et år med overskud.
Startpunktet skal være det samme for alle aktiver i en gruppe. Afskriver du fra anskaffelsesmåneden på nogle og fra måneden efter på andre, får du en difference, der er svær at finde, fordi den er lille og aldrig forsvinder.
Årsafslutningen
Ved årsskiftet skal tre ting kunne dokumenteres: at kartoteket stemmer med balancen, at årets afskrivninger er beregnet efter de valgte levetider, og at afgange er bogført fuldt ud. Ligger det klart, er anlæg et af de hurtigste punkter i revisionen. Ligger det ikke, er det et af de dyreste.
Resten af listen står i årsafslutning: den komplette tjekliste.
Sådan gør Apino det
Apino læser jeres eksisterende kartotek ind fra revisorens regneark og kobler filens grupper til kontoplanens anlægskonti automatisk. Derefter står kartotek og finans side om side, gruppe for gruppe, på både anskaffelsessum og afskrivninger, med differencen vist til øre på den gruppe, den kommer fra.
Tilgange løftes ind fra tilgangskontiene med bilaget, så et nyt aktiv ikke kan blive bogført uden at komme i kartoteket. Afskrivningerne beregnes måned for måned og kan lægges i kladde, så de rammer det samme beløb, som kartoteket regner med.
Hører flere aktiver sammen, kan de samles under et hovedaktiv og følges ad som én linje. Se anlægskartoteket eller prøv det gratis med jeres egne tal.