Stakken af kvitteringer i skuffen er ikke bare rod. Efter den nye bogføringslov er digital bilagshåndtering blevet normen, og heldigvis er den papirløse rutine også den nemmeste, når den først er sat op.
Hvad loven kræver
Bogføringsloven fra 2022 og de følgende år har gjort digital bogføring til standarden. De vigtigste krav om bilag:
- Registrering og dokumentation. Enhver transaktion skal kunne dokumenteres med et bilag, og der skal være et kontrolspor: man skal kunne følge vejen fra bilag til postering og tilbage igen.
- Digital opbevaring. Bruger virksomheden et digitalt bogføringssystem, skal bilag opbevares digitalt sammen med bogføringen, med sikkerhedskopi.
- Fem års opbevaring. Regnskabsmateriale skal gemmes i fem år fra udgangen af regnskabsåret.
- Registrerede systemer. Standardsystemer som e-conomic er registreret hos Erhvervsstyrelsen og opfylder de tekniske krav til opbevaring og backup.
Det korte af det lange: et foto af kvitteringen, gemt sammen med posteringen i dit bogføringssystem, opfylder kravene. En kvittering i handskerummet gør ikke.
Den papirløse rutine
Ét sted at aflevere. Alt bilagsarbejde starter med at samle bilagene ét sted. Den bedste løsning er en fast mailadresse: leverandørfakturaer sendes eller videresendes dertil, og fysiske kvitteringer fotograferes og sendes samme vej.
Registrér med det samme. Et bilag, der behandles samme dag, tager et halvt minut. Det samme bilag tre måneder senere tager et kvarter, for hvad var det nu, det var?
Lad bilaget hænge sammen med posteringen. Når bilaget ligger digitalt på selve posteringen, er kontrolsporet automatisk på plads, og revisor kan selv finde dokumentationen.
Sådan gør automatikken det
Med Apinos bilagsindbakke får virksomheden sin egen mailadresse til bilag. Det, der lander der, bliver læst af AI: leverandør, beløb, moms og dato trækkes ud, og der ligger et konteringsforslag klar med begrundelse. Du godkender, og bilaget følger posteringen ind i e-conomic.
Resultatet er en bilagsproces, hvor det eneste manuelle arbejde er at videresende en mail eller tage et billede. Resten, registrering, kontering og dokumentation, passer sig selv og opfylder lovens krav undervejs.