Debitorstyring handler om at få penge ind. Kreditorstyring handler om at få dem ud på det rigtige tidspunkt og kun én gang. Det lyder som den nemme af de to, og derfor bliver den passet dårligere.
Prisen for dårlig kreditorstyring er sjældent dramatisk. Den er et rykkergebyr her, en dobbeltbetaling der, og en kreditnota, der aldrig blev modregnet. Hver enkelt er lille. Samlet over et år er de ikke.
De fire kontroller, der fanger det meste
Forfaldne poster. Fakturaer, hvor betalingsfristen er overskredet, og der ikke er registreret en betaling. De fleste er reelle og skal betales. Nogle er allerede betalt, men ikke udlignet, og det er dem, der er værd at finde, før leverandøren rykker.
Manglende udligninger. En betaling er bogført, men den er ikke koblet til fakturaen. Så står der både en åben faktura og en ukoblet betaling på samme kreditor. Beløbene er tit ens, og de ligger tit tæt på hinanden i tid.
Glemte kreditnotaer. En kreditnota er bogført, men aldrig modregnet i en faktura. Den ligger som et tilgodehavende hos en leverandør, I fortsætter med at betale fuldt til. Det er den kontrol, der oftest finder rigtige penge.
Dubletter. Samme faktura bogført to gange. Sker oftest når en faktura kommer ad to veje, eller når en rykker fra leverandøren bliver bogført som et nyt bilag.
Afstemningen, der afgør om tallene holder
Summen af alle åbne kreditorposter skal svare til saldoen på kreditorsamlekontoen. Det er hele kreditorafstemningen, og den tager fem minutter, når først posterne er i orden.
Er der forskel, ligger fejlen som regel ét af to steder. Enten er der bogført direkte på samlekontoen uden om en kreditor, hvilket sker med efterposteringer og manuelle rettelser. Eller også er der en kreditor med en saldo, der ikke er reel, typisk fra en af de fire kategorier ovenfor.
Modellen er den samme som på debitorsiden, og hele afstemningsopskriften står i årsafslutning: den komplette tjekliste.
Betalingsfrister er en likviditetsbeslutning
Mange betaler regninger, når de kommer. Det er den enkleste rutine, og den koster penge.
Betaler du 30 dage før du skal, låner du reelt din leverandør pengene rentefrit. Betaler du for sent, betaler du gebyr og bruger tid på at forklare dig. Det rigtige er at betale på forfaldsdagen, og det kræver bare, at fristerne står rigtigt på kreditorerne.
Én undtagelse er værd at kende: kontantrabat. Tilbyder en leverandør to procent ved betaling inden otte dage, svarer det til en meget høj årlig rente. Den slags skal betales med det samme, ikke på forfaldsdagen.
Godkendelse før betaling
Den mest almindelige kilde til fejlbetalinger er, at ingen har set på fakturaen andet end bogholderen. Bogholderen kan se, om beløbet er bogført rigtigt. Kun den, der har bestilt, kan se, om der er leveret det, der står på fakturaen.
En simpel godkendelsesgang løser det: fakturaer over et vist beløb skal have et ja fra den, der har bestilt, før de betales. Det behøver ikke være et system. Det skal bare være en regel, alle kender.
Når den samme leverandør har flere kreditornumre
Store leverandører optræder tit under flere numre: ét for varer, ét for service, ét fra dengang de skiftede navn. Hver af dem har sin egen saldo, og det gør tre ting sværere.
Du kan ikke se, hvad I samlet skylder dem. En kreditnota på det ene nummer kan ikke modregnes i en faktura på det andet. Og en dublet slipper igennem dubletkontrollen, fordi den samme faktura er bogført på to forskellige kreditorer.
Løsningen er at samle dem, enten ved at rydde op i stamdata eller ved at gruppere numrene, så de behandles som én modpart. Det sidste er mindre indgribende, fordi historikken bliver stående, hvor den er.
Sådan gør Apino det
Apino henter de åbne kreditorposter live fra e-conomic og viser dem med forfald, så det fremgår hvad der haster. Oven på listen kører de fire kontroller: forfaldne poster, manglende udligninger, glemte kreditnotaer og dubletter.
Kreditorafstemningen falder ud af det samme arbejde. Summen af de åbne poster holdes op mod samlekontoen, og stemmer den, er området dokumenteret uden ekstra opgørelse.
Vi flytter aldrig penge. Apino viser hvad der skal betales og hvornår, og betalingen foretager I selv i banken. Se kreditormodulet eller prøv det med jeres egne tal.