En kreditnota er den korrekte måde at annullere eller reducere en faktura på. Den sletter ikke fejlen, den modposterer den, og det er netop pointen: regnskabet skal vise, hvad der faktisk skete, inklusive det der gik galt undervejs.
Hvornår du skal bruge en kreditnota
- Fejl i fakturaen. Forkert beløb, forkert kunde, forkert momssats eller forkerte varelinjer.
- Returnerede varer. Kunden sender varen tilbage, helt eller delvist.
- Aftalt afslag. I bliver enige om et nedslag efter fakturering, for eksempel ved en reklamation.
- Faktura sendt to gange. Dubletten krediteres.
Og hvornår skal du så ikke? Hvis fakturaen aldrig er bogført eller sendt, kan du bare rette den. Er den derimod bogført, er den en del af regnskabsmaterialet, og så skal rettelsen ske med en kreditnota.
Hvad kreditnotaen skal indeholde
Kreditnotaen er et fuldgyldigt bilag og skal opfylde de samme krav som en faktura:
- Fortløbende nummer i egen eller fælles nummerrække
- Udstedelsesdato
- Sælgers navn, adresse og CVR-nummer
- Købers navn og adresse
- Henvisning til den oprindelige faktura, typisk med fakturanummer og dato
- Beskrivelse af hvad der krediteres
- Beløb og moms, angivet som negative beløb eller tydeligt markeret som kreditering
Henvisningen til den oprindelige faktura er det vigtigste. Uden den kan hverken kunden, din revisor eller Skattestyrelsen se, hvad krediteringen dækker.
Momsen følger med
Krediterer du en faktura, skal momsen også tilbage. En kreditnota på 10.000 kroner plus moms reducerer både din omsætning med 10.000 og din salgsmoms med 2.500.
Sker krediteringen i en senere momsperiode end den oprindelige faktura, indgår korrektionen i den periode, hvor kreditnotaen udstedes. Du skal altså ikke rette den gamle angivelse, medmindre der er tale om en egentlig fejl i angivelsen.
Husk at udligne
Her taber mange penge. En kreditnota, der bogføres men aldrig modregnes den oprindelige faktura, efterlader to åbne poster: en faktura kunden ikke skal betale, og en kreditnota kunden aldrig får glæde af.
Konsekvensen er, at debitorlisten viser et tilgodehavende, der ikke findes, og at kunden i værste fald får en rykker for en faktura, I selv har krediteret. Det samme gælder på kreditorsiden: en kreditnota fra en leverandør, der ikke modregnes, er penge, I har til gode uden at vide det.
Gør derfor udligningen til en del af rutinen: krediter og udlign i samme arbejdsgang.
Sådan holder automatikken styr på det
Glemte kreditnotaer er en af de fire faste kontroller i Apinos kreditorstyring. Systemet parrer kreditnotaer med de fakturaer, de hører til, og gør opmærksom på dem, der bare ligger og venter.
På debitorsiden betyder betalingstjekket, at en krediteret faktura ikke ender i et rykkerforløb, fordi restbeløbet og udligningen tjekkes, før der overhovedet foreslås en rykker.