Kontoplanen er regnskabets adressebog. Hver postering skal have en adresse, og kontoplanen bestemmer, hvilke adresser der findes. Får du den rigtigt sat op, svarer regnskabet på spørgsmål af sig selv. Får du den forkert, bruger du resten af året på at gætte, hvad der gemmer sig i “Diverse omkostninger”.
Hvad numrene betyder
Kontonumre er ikke tilfældige. De er grupperet, så beslægtede konti ligger sammen, og så systemet ved, hvad der hører til resultatopgørelsen, og hvad der hører til balancen. En typisk dansk opbygning ser sådan ud:
| Serie | Indhold | Type |
|---|---|---|
| 1000 | Omsætning og salg | Resultat |
| 2000 | Vareforbrug og direkte omkostninger | Resultat |
| 3000 | Salg, administration og lokaler | Resultat |
| 4000 | Afskrivninger og finansielle poster | Resultat |
| 5000 | Aktiver: anlæg, varelager, tilgodehavender, bank | Balance |
| 6000 | Passiver: egenkapital, gæld, moms, skyldig løn | Balance |
Den præcise inddeling varierer mellem regnskabsprogrammer og brancher, men logikken er den samme overalt: resultatkontiene først, balancekontiene sidst.
Resultat og balance er to forskellige spørgsmål
Resultatopgørelsen svarer på: hvordan er det gået i år? Den nulstilles hvert år, så januar altid starter forfra.
Balancen svarer på: hvad ejer og skylder vi lige nu? Den nulstilles aldrig. Saldoen på bankkontoen den 31. december er den samme, når du åbner den 1. januar.
Blandes de to sammen, opstår de klassiske fejl. Et køb af en maskine bogført som en omkostning i stedet for et aktiv gør årets resultat kunstigt dårligt og balancen forkert. Begge dele er nemme at rette, men kun hvis nogen opdager dem.
Byg efter de spørgsmål, du vil have svar på
Det bedste råd om kontoplaner er også det enkleste: opret kun en konto, hvis du vil kunne se tallet for sig selv.
Vil du vide, hvad markedsføring koster? Opret en konto til det. Vil du ikke vide, hvad kaffe koster adskilt fra andre kontorartikler? Så lad være med at oprette to konti.
For mange konti giver et konkret problem: hver eneste bogføring bliver et valg, og valg tages forskelligt fra gang til gang. Efter et år er tallene ikke sammenlignelige, fordi den samme slags udgift er havnet fire forskellige steder.
Brug dimensioner i stedet for flere konti
Vil du se tal pr. afdeling, butik eller projekt, så lav ikke en kontoplan med samme konti gentaget for hver afdeling. Brug i stedet dimensioner, som e-conomic kalder dem. Så har du én kontoplan og kan skære tallene på tværs bagefter.
Forskellen er stor i praksis: 60 konti med fire afdelinger som dimensioner er overskueligt. 240 konti, hvor afdelingen er en del af kontonavnet, er ikke.
De tre konti, du skal holde øje med
Fejlkonto eller afklaringskonto. Bruges når nogen ikke ved, hvor en postering hører hjemme. Fuldstændig legitim undervejs, men skal være nul, før året lukkes. Hver postering derinde er en udskudt beslutning.
Diverse omkostninger. Vokser den, mister du overblik. Er den over et par procent af omkostningerne, mangler der konti, eller også bliver de eksisterende ikke brugt.
Mellemregning med ejer. Skal kunne dokumenteres, og en debetsaldo i et kapitalselskab kan være et ulovligt aktionærlån. Hold den ryddelig.
Sådan hjælper automatikken
Når kontoplanen er sat fornuftigt op, kan software gøre resten. Apinos konteringsforslag bruger din egen historik: har du bogført en leverandør på samme konto ti gange, foreslås den igen med antallet af fortilfælde som begrundelse. Det holder konteringen konsekvent, også når flere personer bogfører.
Og kontrolmotoren holder øje med de konti, der plejer at give problemer: fejl- og afklaringskonti der ikke er tømt, og lagerkonti uden bevægelse i en periode med drift.