Kortsalg er den post, hvor flest butikker har en lille difference, de aldrig får bund i. Grunden er enkel: pengene, kunden betaler, og pengene, der lander på kontoen, er ikke det samme beløb, og de kommer ikke samme dag.
De tre beløb, der ikke er ens
Det kunden betalte. Står i kassesystemet som dagens kortsalg, brutto inklusive moms.
Det indløseren afregner. Bruttobeløbet minus gebyr, ofte samlet for flere dage, og med en anden dato.
Det, der skal i regnskabet. Omsætningen brutto, momsen for sig, gebyret som en omkostning, og differencen mellem salgsdato og betalingsdato som et tilgodehavende.
Bogfører man bare indbetalingen fra banken som omsætning, forsvinder gebyret ind i omsætningen, momsgrundlaget bliver forkert, og bruttoavancen ser bedre ud end den er.
Modellen, der virker
Brug en mellemregningskonto til kortsalg. Den fungerer som en debitor, der hedder Nets.
Ved dagens afslutning bogføres salget fra kassen: omsætning og moms på kreditsiden, det samlede kortsalg på mellemregningskontoen på debetsiden. Kontanter går direkte i kassebeholdningen.
Når afregningen kommer, bogføres bankindbetalingen på debetsiden, gebyret som en omkostning på debetsiden, og mellemregningskontoen krediteres med bruttobeløbet.
Mellemregningskontoen går i nul, når alle dage er afregnet. Står der et beløb tilbage ved månedsskiftet, er det de dage, hvor pengene endnu ikke er kommet, og det er præcis, som det skal være.
Sådan afstemmer du
Kontoen skal kunne forklares på enhver dato. Saldoen svarer til de dages kortsalg, der er gennemført, men endnu ikke afregnet.
Er saldoen større end det, mangler der en afregning, eller også er en indbetaling bogført et andet sted. Er den negativ, er en afregning bogført uden det tilhørende salg, typisk fordi dagsafslutningen ikke er kommet ind.
Det er den samme fremgangsmåde som ved bankafstemning: find perioden først, gå derefter i detaljer. Bankafstemning: den komplette guide gennemgår metoden.
MobilePay og andre betalingsformer
Princippet er det samme, men vær opmærksom på to ting.
MobilePay-betalinger kan komme ind flere gange dagligt frem for som én samlet afregning, og de kan have en anden gebyrstruktur end kortbetalinger. Brug en selvstændig mellemregningskonto pr. betalingsform, så de kan afstemmes hver for sig. En fælles konto for kort og MobilePay er nemmere at oprette og meget sværere at få til at stemme.
Gavekort og tilgodebeviser hører ikke til her. De er en gæld, indtil de indløses, og skal stå på deres egen konto.
De fejl, der koster mest
Gebyret bogført som en reduktion af omsætningen. Så bliver momsgrundlaget for lille, og momsen bliver forkert.
Afregningen bogført direkte på omsætning. Så tælles salget to gange, hvis dagsafslutningen også er bogført, eller slet ikke, hvis den ikke er.
Ingen mellemregningskonto. Uden den er der ikke noget sted, differencen mellem salg og indbetaling kan stå, og så ender den et tilfældigt sted.
Dagsafslutninger, der springer over. En dag uden bogført salg giver en difference, der bliver ved med at ligge i mellemregningen resten af året.
Når kassen bogfører selv
Har kassesystemet en integration til regnskabet, dannes dagsafslutningen automatisk med den rigtige fordeling på konti og momssatser. Det fjerner den hyppigste fejlkilde, som er manuel indtastning af en Z-bon.
Hvordan koblingen mellem kasse og regnskab hænger sammen, står i kassesystem og bogføring.
Sådan gør Apino det
Apino har et selvstændigt modul til kortafregning, der holder indbetalingerne fra indløseren op mod de bogførte dagsafslutninger og viser, hvilke dage der mangler at blive afregnet. Gebyret udskilles, så omsætningen står brutto, og mellemregningen kan følges dag for dag i stedet for som en samlet saldo, ingen kan forklare.
Se funktionerne eller prøv det med jeres egne tal.