Det meste af det, der føles som pres i et bogholderi, er opgaver, der er blevet gemt. De var små, da de opstod, og de er store nu. Et årshjul flytter dem tilbage til det tidspunkt, hvor de var små.
Her er den kalender, de fleste virksomheder kan bruge som udgangspunkt.
Hver dag
Bilag ind. Fakturaer og kvitteringer fra i går skal ind i systemet. Ikke bogført nødvendigvis, men ind. Et bilag, der ligger i en indbakke i tre uger, er et bilag, ingen kan huske sammenhængen i.
Bankens bevægelser. De nye linjer hentes og kobles. Der er typisk fem til tyve af dem, og de fleste ligner noget fra i forgårs.
Tager femten minutter, når det gøres dagligt. Det er den eneste rutine, hvor daglig faktisk er billigere end ugentlig.
Hver uge
Restancer. Hvem er løbet over forfald siden sidst, og hvem har betalt. Rykkere sendes efter politikken, og kunder, der har betalt i mellemtiden, ryger af listen. Hvordan rutinen sættes op, står i debitorstyring.
Leverandørgæld. Hvad forfalder i den kommende uge, og er der noget, der er betalt uden at blive udlignet. De fire kontroller står i kreditorstyring.
Fejlkonti. Poster på afklarings- og fejlkonti flyttes på plads, mens nogen stadig ved hvorfor de er havnet der.
Hver måned
Bankafstemning med kontoudtog. Ikke bare at posteringerne er inde, men at saldoen i bogføringen svarer til bankens saldo på en bestemt dato. Fremgangsmåden står i bankafstemning: den komplette guide.
Debitor- og kreditorlister mod samlekonti. Summen af de åbne poster skal svare til saldoen på samlekontoen. Er der forskel, er den nemmere at finde nu end i marts.
Periodens resultat. Et kig på om tallene ser rigtige ud. Ikke en analyse, bare en rimelighedsvurdering: er omsætningen som forventet, er der en omkostning, der stikker af, mangler der en periodisering.
Afskrivninger. Månedens afskrivning bogføres, så anlægskartoteket følger balancen hele vejen. Hvad der ellers går galt, står i anlægskartotek.
Ved momsfristen
Fristen afhænger af virksomhedens størrelse: månedlig, kvartalsvis eller halvårlig afregning. Uanset hvilken gælder det samme:
Afstem før du angiver. Momskontiene skal stemme med det, du er ved at indberette. Rækkefølgen er vigtig, for det er meget nemmere at rette før indsendelsen end efter. Momsafstemning gennemgår tjekket.
Kig på de udenlandske fakturaer. Erhvervelsesmoms er den, der oftest mangler, og den giver en difference, der skal forklares. Se omvendt betalingspligt.
Betal til tiden. Renter og gebyr regnes fra dag ét og af hele beløbet.
Hvert kvartal
Gennemgang af kontoplanen. Er der konti, der er holdt op med at blive brugt, og konti, hvor alt for meget havner. En konto med hundrede forskellige slags posteringer er et sted, hvor fejl kan gemme sig.
Momsfradrag på de skæve udgifter. Restaurant, hotel, blandede aktiver. Momsfradrag har listen over dem, der oftest bogføres forkert.
Likviditetsblik fremad. Hvad forfalder de næste tre måneder, og hvad kommer ind.
Ved årsskiftet
De tolv afstemninger. Saldobalance, debitorer, kreditorer, moms, bank, anlæg, løn, skat, lager, lån, mellemregning og egenkapital. Hele listen i den rækkefølge, der sparer mest tid, står i årsafslutning: den komplette tjekliste.
Primo mod sidste års ultimo. Balancens primoposter skal svare til sidste års ultimo. Gør de ikke det, er der bogført i et lukket år.
Fejl- og ventekonti på nul. Hver postering derinde er en beslutning, nogen har udskudt.
Lager og igangværende arbejder opgøres og dokumenteres.
Budget for det kommende år, lagt mens de første tal er kendte.
Det, der gør et årshjul brugbart
To ting adskiller et årshjul, der bliver fulgt, fra et der bliver skrevet.
Det skal stå ét sted, hvor arbejdet foregår, ikke i et dokument, nogen skal huske at åbne. Og det skal kunne vise, hvad der er gjort, og hvad der mangler, uden at nogen fører regnskab med regnskabet.
Sådan gør Apino det
Daglig-listen i Apino er de syv daglige og ugentlige punkter, med tidsstempel på hvert trin. Listen nulstilles klokken syv hver morgen og bygges op igen, efterhånden som arbejdet bliver gjort, så det altid fremgår, hvad der er tilbage i dag.
Årshjulet dækker de tilbagevendende opgaver længere ude: momsfrister, kvartalsgennemgange og årsafslutningens punkter, med status pr. periode i stedet for pr. dag.
Se Daglig og de øvrige moduler eller prøv det gratis.