I en butik bliver omsætningen skabt ved kassen og skal ende i regnskabet. Vejen derimellem er enten automatisk eller manuel, og forskellen er både timer om måneden og hvor tit tallene stemmer.
Hvad en dagsafslutning består af
Når butikken lukker, laver kassesystemet en opgørelse over dagen. Den skal fordeles korrekt, før den kan bogføres:
- Betalingsformer. Kontant, kort, MobilePay og gavekort ender forskellige steder. Kortsalg og MobilePay lander typisk på banken med et par dages forsinkelse og ofte med gebyr trukket fra.
- Momssatser. Sælger du både momspligtige og momsfrie varer, skal salget deles op, ellers bliver momsangivelsen forkert.
- Kassedifference. Optalt kontant minus forventet kontant. Små beløb er normale og bogføres som difference.
Et typisk dagsbilag ser derfor sådan ud: omsætning fordelt på momssatser i kredit, betalingsformerne i debet, og eventuel difference som en lille korrektion.
De fire klassiske problemer
Kortsalget passer ikke med banken. Indløseren afregner samlet med et par dages forsinkelse og trækker gebyr fra. Bogfører du kortsalget som om det er kontant, opstår en difference hver eneste dag. Løsningen er en mellemkonto for kortsalg, som udlignes, når afregningen kommer ind på banken.
Gavekort bogføres som omsætning ved salget. Et solgt gavekort er en forpligtelse, ikke en indtægt. Omsætningen opstår, når kortet bliver brugt. Gør du det forkert, ligger omsætningen i det forkerte år.
Momsen deles ikke rigtigt. Er kassesystemets varegrupper ikke koblet til de rigtige momssatser, bliver momsen forkert, uden at nogen opdager det, før momsafstemningen ikke stemmer. Se momsafstemning.
Dagsafslutningen laves ikke hver dag. Springes en dag over, hober det sig op, og en difference kan ikke længere spores til én dag. Så skal du lede i en uge i stedet for i én opgørelse.
Hvad du skal kræve af en integration
En kobling mellem kasse og regnskab er kun noget værd, hvis den er præcis. Spørg konkret om:
- Bogfører den automatisk hver dag, eller skal nogen trykke på en knap?
- Splitter den på momssatser og på betalingsformer?
- Hvordan håndterer den kortafregninger med forsinkelse og gebyr?
- Kan man se tilbage og finde den enkelte dagsafslutning, hvis noget skal efterprøves?
- Hvad sker der, hvis integrationen fejler en aften? Får nogen besked, eller opdages det først ved månedsafslutningen?
Punkt 5 er det, folk glemmer at spørge om, og det er ofte det, der giver problemer.
Afstemningen er stadig nødvendig
Selv med en perfekt integration skal kassen afstemmes: dagens salg mod bankens indbetalinger, kortmellemkontoen mod indløserens afregninger, og kassebeholdningen mod den fysiske optælling. Forskellen er, at afstemningen bliver et tjek i stedet for et indtastningsarbejde.
Sådan ser det ud med Apino
Vi forhandler FlexPOS, som bogfører dagsafslutningen direkte i e-conomic fordelt på betalingsformer. Derefter tager Apinos bankafstemning over: dagens salg matches mod bankens bevægelser, og kortafregninger genkendes, når de lander med forsinkelse.
Resultatet er, at differencer opdages samme uge frem for ved månedsafslutningen, og at du kan se i morgenrapporten, at gårsdagens salg er bogført og afstemt.