Momsfradrag er en af de poster, hvor de fleste virksomheder taber lidt penge hvert år uden at opdage det. Ikke på de store udgifter, som alle husker, men på de mange små, hvor det er nemmere at bogføre uden moms end at finde ud af, hvad der gælder.
Reglen har tre niveauer, og næsten alle udgifter falder i et af dem.
Fuldt fradrag
Udgiften er udelukkende erhvervsmæssig, og der er fradrag for hele momsen. Varekøb, råvarer, husleje på erhvervslejemål med moms, kontorartikler, edb-udstyr, faglitteratur, revisor og advokat.
Betingelsen er, at udgiften bruges i den momspligtige del af virksomheden. Har du både momspligtig og momsfri omsætning, skal fradraget deles efter forholdet mellem dem.
Delvist fradrag
Her ligger de udgifter, der oftest bogføres forkert.
Restaurationsydelser. Der er fradrag for en fjerdedel af momsen på mad og drikke købt ude, når udgiften er erhvervsmæssig. Det gælder frokostmøder, forretningsmiddage og forplejning under rejser. Den resterende del af momsen er en omkostning.
Hotelovernatning. Der er fradrag for momsen på selve overnatningen ved erhvervsmæssige rejser. Morgenmaden hører under restaurationsreglen og har derfor kun kvart fradrag, når den er specificeret på regningen.
Blandet benyttelse. Bruges et aktiv både erhvervsmæssigt og privat, deles fradraget efter den erhvervsmæssige andel. Det gælder telefoner, biler og lokaler i eget hjem.
Intet fradrag
Repræsentation. Gaver, receptioner og arrangementer for kunder. Der er ingen momsfradrag, og skattemæssigt er der kun begrænset fradrag for selve udgiften.
Personalegoder af privat karakter. Ydelser, der stilles til rådighed for medarbejderne privat.
Personbiler på hvide plader. Hverken køb eller drift giver momsfradrag, uanset hvor meget bilen bruges erhvervsmæssigt. Det er den regel, der overrasker flest.
Bilaget afgør, om fradraget holder
Et fradrag uden et gyldigt bilag er ikke et fradrag. Bilaget skal vise sælgers navn og momsnummer, datoen, hvad der er købt, beløbet og momsen.
Det, der oftest mangler, er momsen. En kvittering fra en tankstation eller et byggemarked uden momsangivelse dokumenterer, at der er betalt, men ikke hvor meget af beløbet der var moms. Skal fradraget kunne stå for en kontrol, skal der en rigtig faktura til.
Kravene til, hvordan bilaget derefter skal opbevares, står i bilagshåndtering uden papir.
De fem, der oftest bogføres forkert
Frokost med kunder bogført med fuldt fradrag i stedet for en fjerdedel.
Broafgift og færge bogført uden moms, selvom der er moms på og fuldt fradrag.
Udenlandske softwareabonnementer bogført som en ren omkostning uden erhvervelsesmoms. Hvordan de skal håndteres, står i omvendt betalingspligt.
Firmafester hvor både personale og kunder deltager. Delen for personalet kan have fradrag, delen for kunderne er repræsentation.
Køb på privatkonto, som aldrig kommer ind i regnskabet, fordi bilaget forsvinder.
Sådan finder du fejlene igen
Kør et rimelighedstjek en gang i kvartalet. Købsmomsen bør nogenlunde svare til 25 procent af de momsbelagte udgifter. Ligger den markant lavere, er der udgifter bogført uden moms. Ligger den højere, er der noget bogført med fuldt fradrag, som ikke skulle have haft det.
Er du i tvivl om en konkret udgift, ligger afgrænsningerne hos Skattestyrelsen. Det er en af de ting, det kan betale sig at spørge revisor om én gang frem for at gætte hvert kvartal.
Sådan hjælper Apino
Apino gennemgår kassekladden, før der bogføres, og holder hver linje op mod historikken. Er den samme leverandør tidligere bogført med en anden momskode, bliver linjen markeret. Det er den kontrol, der fanger de fleste af fejlene ovenfor, mens de stadig kan rettes uden en efterpostering.
Se kladdekontrollen eller prøv det gratis.