Har I kunder, der køber flere gange om ugen, står I med et valg. Enten en faktura pr. leverance, som er præcist men bliver til en stak, eller en samlet faktura for perioden, som er nemmere at betale men sværere at afstemme, hvis det ikke er sat rigtigt op.
En bager, der leverer til tredive caféer hver morgen, kan ende med tre hundrede fakturaer om ugen. Det er ikke et bogholderiproblem. Det er et likviditetsproblem, fordi ingen af dem bliver betalt til tiden, når kunden får tre hundrede bilag.
Hvornår det giver mening
Samlefakturering løser tre ting på en gang.
Kunden får ét beløb og én forfaldsdato i stedet for mange. Det lyder banalt, men det er den enkeltfaktor, der flytter mest på, hvornår der bliver betalt.
I får én debitorpost pr. kunde pr. periode. Det gør debitorstyringen overskuelig, fordi en åben post svarer til en måneds handel og ikke til en enkelt leverance.
Og gebyrer og porto falder, fordi der udsendes færre dokumenter.
Det giver til gengæld ikke mening, hvis kunderne skal kunne bestride enkeltleverancer, eller hvis hver leverance skal betales før den næste sendes.
Det, der skal være på plads først
Aftalen. Kunden skal vide, at der faktureres samlet, hvor tit, og hvornår der forfalder. Det hører hjemme i handelsbetingelserne, ikke i en bemærkning på den første samlefaktura.
Linjerne i rækkefølge. En samlefaktura med tredive linjer i tilfældig orden er umulig at kontrollere for kunden. Kronologisk rækkefølge med dato på hver linje gør, at kunden kan holde den op mod sine egne følgesedler.
Én periode ad gangen. Blander I to måneder på samme faktura, bliver momsperioden og afstemningen rodet. Hold perioden skarp, også når det betyder en kort første periode.
Bagatelgrænsen. Beløb under nogle få kroner koster mere at fakturere, end de indbringer. Sæt en grænse, og lad det ligge til næste periode.
De fejl, der opstår
Den samme leverance på to fakturaer. Sker når en kladde bliver samlet uden at blive fjernet bagefter. Beløbet står nu både i samlefakturaen og som en løs kladde, og debitoren skylder for meget.
Kunder uden handel får en faktura. En faktura på nul eller på et gebyr alene. Den bliver ikke betalt, og den bliver ikke krediteret, så den ligger og forurener debitorlisten.
Gebyret uden aftale. Et fakturagebyr, der dukker op uden at være aftalt, bliver bestridt. Så koster den ene faktura mere tid, end de tredive gjorde.
Kreditnotaer på enkeltleverancer. Skal en enkelt leverance krediteres efter samlefakturaen er sendt, skal krediteringen kunne pege på den rigtige linje. Kan den ikke det, ender I med to bilag, der ikke kan afstemmes mod hinanden. Hvordan en kreditnota skal hænge sammen, står i kreditnota: hvornår og hvordan.
Momsen
Ved løbende leverancer må der faktureres periodevis, men fakturaen skal udstedes rettidigt i forhold til leveringstidspunktet. Det betyder i praksis, at en samlefaktura for august skal være udstedt, mens den hører til august, ikke i midten af september.
Er I i tvivl om, hvad der gælder for jeres aftaleform, er det et spørgsmål til revisor og ikke til et bogføringssystem.
Sådan gør Apino det
Apino samler alle igangværende fakturakladder for perioden til én faktura pr. kunde, med linjerne i den rækkefølge, de er lavet i. Gebyret lægges på automatisk efter jeres sats, og kunder hvis kladder går i nul, får ingen faktura.
De oprindelige kladder ryddes bagefter, så det samme beløb ikke kan stå to steder. Det er den fejl, der ellers opstår oftest, og den er svær at finde, fordi begge bilag ser rigtige ud hver for sig.
En måned kan rumme flere tusinde kladder. Arbejdet er det samme, uanset om det er tredive eller tre tusinde. Se samlefaktura-modulet eller prøv det gratis.