Det er det rigtige spørgsmål at stille, og det bliver sjældent stillet ærligt af nogen, der sælger noget. Så lad os tage det i den rækkefølge, det bør tages: hvad kan e-conomic selv, hvor stopper det, og hvornår er det nok.
Hvad e-conomic gør selv
e-conomic har bygget en del automatik ind, og den er blevet bedre.
Smart Inbox giver regnskabet en mailadresse. Bilag sendt dertil bliver aflæst, og felterne udfyldes automatisk.
Autoforslag genkender leverandører og foreslår kontering ud fra, hvordan tilsvarende bilag er bogført før. Det bliver mere præcist, jo længere historik der er.
Workflows, herunder bank-workflows, kan bogføre gengangere automatisk efter regler, I selv sætter op. Husleje, abonnementer og faste træk kan køre uden at nogen rører dem.
For rigtig mange virksomheder dækker det behovet. Hvis I ikke har slået det til, er det dér, I skal starte, før I køber noget som helst. Ti greb i e-conomic gennemgår de indstillinger, der oftest står urørt.
Hvor det stopper
Automatik af den her type er god til det, der ligner sig selv. Den bliver usikker på det, der ikke gør, og det er dér, timerne går.
Indbetalinger, der ikke matcher en faktura. En kunde med tre åbne fakturaer betaler et beløb, der ikke svarer til nogen af dem. Måske betaler de to fakturaer minus en kreditnota. Det kræver, at nogen kigger på det, med mindre man kan matche på FI-nummeret og lade beløbet være det sekundære.
Afstemning som dokumentation. e-conomic kan bogføre bankposteringerne. Det er ikke det samme som en afstemning. En afstemning er en opgørelse på en bestemt dato, hvor systemsaldoen holdes op mod en ekstern kilde, differencen forklares, og dokumentationen gemmes. Det er den, revisor beder om, og den findes ikke som en funktion.
Anlæg. Kartoteket lever typisk i et regneark hos revisor og driver væk fra balancen i løbet af året. Der er ikke noget i regnskabsprogrammet, der holder de to i takt. Hvordan det ser ud, når det driver, står i anlægskartotek.
Rykkere med kontrol. e-conomic kan sende rykkere. Det, der mangler, er tjekket af om kunden allerede har betalt, siden listen blev lavet. En rykker til en kunde, der betalte i går, koster mere end den henter.
Kontrol af det, der ikke blev bogført. Poster på afklaringskonti, primo der ikke matcher sidste års ultimo, fejlkonti der ikke er nul. Ingen af delene giver en fejlmeddelelse. De ligger bare stille, indtil nogen leder.
Hvornår e-conomic alene er nok
Vær ærlig omkring det her, for det sparer jer penge.
Bruger I under et par timer om måneden på bogføring, har I få leverandører, og betaler kunderne nogenlunde til tiden, så er e-conomics egen automatik formentlig nok. Gevinsten ved at lægge noget oven på er for lille til at bære prisen.
Det samme gælder, hvis I har en fast bogholder, der allerede har rutinerne på plads og laver afstemningerne løbende. Så køber I noget, der er lavet.
Hvornår det ikke er
Det vender, når mindst ét af de her gælder:
Bogføringen tager mere end en dag om måneden. Årsafslutningen er et oprydningsprojekt frem for en gennemgang. Der ligger poster på afklaringskonti, ingen kan gøre rede for. Debitorlisten indeholder fakturaer, der reelt er betalt. Eller anlægskartoteket stemmer ikke med balancen, og ingen ved præcis hvorfor.
Det er ikke bogføringsprogrammets skyld. Det er bare opgaver, det ikke er bygget til.
Forskellen i praksis
Den vigtigste forskel er ikke en enkelt funktion. Det er, at modulerne deler data.
Når banken er afstemt i Apino, ved rykkerne det, så en kunde der lige har betalt, ryger af listen. Afstemningsarkivet ved det, så dokumentationen for perioden er samlet. Og kontrolmotoren ved det, så den ikke rejser en bemærkning om noget, der er lukket.
Det er svært at få til at ske, når fem forskellige apps hver har deres eget billede af regnskabet.
Det korte svar
Slå e-conomics egen automatik til først. Den er betalt, og den dækker mere, end de fleste opdager. Bliver der stadig timer tilbage om måneden, er det de skæve tilfælde og dokumentationen, der koster, og det er dem, Apino tager.
I bestemmer selv, hvor langt automatikken går på hvert område: den kan nøjes med at foreslå, den kan lægge posteringerne i kladde, eller den kan køre selv.
Se alle funktionerne, eller prøv det gratis med jeres egne tal. Der er hverken binding eller kortoplysninger.