e-conomic har over 250 apps i deres egen oversigt. Det lyder som et rigt udvalg, og det er det også, men det gør ikke valget nemmere. De fleste, der leder efter en app, leder i virkeligheden efter en løsning på en bestemt opgave, der tager for lang tid. Det er den opgave, der skal styre valget.
Her er de typer, apps til e-conomic falder i, og hvad hver type faktisk løser.
Bilag ind i regnskabet
Den største kategori. Problemet er altid det samme: en faktura kommer med mail eller på papir, og nogen skal taste den.
e-conomic har selv Smart Inbox, hvor bilag sendes til en mailadresse og aflæses automatisk, og Autoforslag, der genkender leverandører og foreslår kontering ud fra tidligere bogføring. Det dækker en stor del af behovet, og det er værd at slå til, før du køber noget udefra.
Apps i denne kategori går videre på tre måder. Nogle henter bilag ned fra leverandørportaler, så de aldrig skal findes manuelt. Nogle læser bilag, e-conomic har svært ved, for eksempel fotos af kvitteringer eller PDF’er med flere fakturaer i samme fil. Og nogle tilføjer en godkendelsesgang, hvor en anden end bogholderen skal sige god for beløbet, før det bogføres.
Betalinger og udlæg
Firmakort, udlæg og abonnementsbetalinger. Formålet er, at betalingen og bilaget følges ad, i stedet for at kortudtoget kommer en måned senere med tredive posteringer, ingen kan huske.
Værd at vide: de fleste af disse apps flytter faktisk penge. Det er en anden slags adgang end en app, der kun bogfører, og den bør have en tilsvarende anden godkendelsesgang hos jer.
Bank og afstemning
e-conomic kan hente bankposteringer ind og har workflows, der kan bogføre gengangere automatisk. Det virker godt på det, der ligner sig selv hver måned: husleje, abonnementer, faste træk.
Det, der bliver tilbage, er de linjer, der ikke ligner noget. En indbetaling på et skævt beløb fra en kunde med tre åbne fakturaer. En hævning uden tekst. Det er dér, tiden går, og det er dér, en afstemningsapp har noget at tilbyde. Bankafstemning i praksis gennemgår, hvordan arbejdet ser ud, når det gøres manuelt.
Kasse og butik
Driver du butik, er dagens salg den største enkeltpost i regnskabet, og den skal ind hver dag. Et kassesystem med e-conomic-integration bogfører dagsafslutningen selv, fordelt på de rigtige konti og momssatser, i stedet for at nogen taster en Z-bon af.
Vi forhandler selv FlexPOS, og hvordan koblingen mellem kasse og regnskab hænger sammen, står i kassesystem og bogføring.
Løn
Lønsystemer skriver lønposteringen direkte i finansen med den rigtige fordeling på konti og afdelinger. Det er sjældent den store tidsrøver, men det er et af de steder, hvor en manuel postering giver de dyreste fejl, fordi den samme fejl gentages hver måned indtil nogen opdager den.
Debitorer og rykkere
e-conomic kan sende rykkere. Det, apps i denne kategori tilføjer, er typisk to ting: en kontrol af om kunden allerede har betalt, før rykkeren går ud, og mulighed for at bruge jeres egne tekster i stedet for en standard.
Den første er vigtigere, end den lyder. En rykker til en kunde, der betalte i går, koster mere i goodwill end den henter hjem. Debitorstyring handler om det arbejde.
Rapportering og budget
Alt fra simple dashboards til fuld afdelingsrapportering med budget. Her er spørgsmålet sjældent, om tallene kan hentes, for det kan de. Spørgsmålet er, om de er afstemte. En rapport bygget på en bogføring, der ikke stemmer, er en pænere måde at tage fejl på.
Sådan vurderer du, om en app er besværet værd
Fire spørgsmål, der plejer at afgøre det:
Hvor mange minutter om ugen bruger I på opgaven i dag? Gang med 52 og en timepris. Det er loftet for, hvad appen må koste, og det er tit lavere, end man tror.
Hvad sker der, når appen tager fejl? Alle automatikker tager fejl. Forskellen ligger i, om fejlen står i en kladde, hvor nogen ser den, eller om den er bogført, før nogen opdager noget.
Skriver den, eller læser den kun? En app, der kun læser, kan i værste fald vise noget forkert. En app med skriveadgang kan efterlade posteringer, der skal rettes bagefter.
Kan e-conomic det selv? Det er det oftest oversete spørgsmål. Smart Inbox, Autoforslag og bank-workflows dækker mere, end mange opdager, fordi de aldrig får slået tingene til. Ti greb i e-conomic gennemgår de indstillinger, der plejer at stå urørt.
Hvor Apino ligger i det billede
Apino dækker afstemning, debitorer, kreditorer, bilag, anlæg og rapportering i ét, oven på det e-conomic, I har i forvejen. Ingen import, ingen kopi af regnskabet, og ingen skift af regnskabsprogram.
Det, der adskiller os fra de fleste enkeltstående apps, er ikke en funktion. Det er, at modulerne deler data. Når banken er afstemt, ved rykkerne det, og afstemningsarkivet ved det. Det er svært at få til at ske på tværs af fem forskellige leverandører.
I bestemmer selv, hvor langt automatikken går på hvert område. Den kan nøjes med at foreslå, den kan lægge posteringerne i kladde, eller den kan køre selv. Se alle funktionerne eller priserne.