De fleste bruger en brøkdel af det, deres regnskabsprogram kan. Her er ti greb i e-conomic, der reelt flytter noget i hverdagen, og hvornår hvert af dem betaler sig.
1. Brug kassekladden som arbejdsbord
Alt, hvad der skal kontrolleres, hører til i en kassekladde, ikke direkte i bogføringen. Kladden kan rettes, gennemgås af en anden og bogføres først, når den er rigtig. Opret gerne flere kladder med hvert sit formål, for eksempel én til indbetalinger og én til løbende bilag.
2. Sæt dimensioner op fra starten
Vil du kunne se tal pr. butik, afdeling eller projekt, så brug dimensioner frem for at bygge det ind i kontonumrene. Én kontoplan med dimensioner ovenpå kan skæres på alle leder. En kontoplan med afdelingen i kontonavnet kan ikke.
3. Udlign, hver gang du bogfører en betaling
En betaling, der bogføres uden at blive udlignet mod fakturaen, efterlader begge poster åbne. Det ødelægger debitor- og kreditorlisterne, og fejlen opdages typisk først ved årsafslutningen. Gør udligningen til en del af bogføringen, ikke en oprydning bagefter.
4. Faste posteringer til det, der gentager sig
Husleje, abonnementer og forsikringer er de samme hver måned. Opret dem som faste posteringer i stedet for at taste dem tolv gange om året.
5. Betalingsbetingelser pr. kunde
Sæt betingelserne på kundekortet i stedet for på hver faktura. Så følger netto 8 eller netto 30 automatisk med, og forfaldsdatoerne bliver konsekvente. Det er forudsætningen for, at aldersfordelingen kan bruges til noget.
6. Lær tastaturet i indtastningsbilledet
Bogfører du meget, ligger den største tidsbesparelse i aldrig at røre musen. Tabulator mellem felter, konto- og kundesøgning direkte i feltet, og gentagelse af foregående linje. Et par dage med bevidst træning ændrer hastigheden varigt.
7. Sæt momskoderne rigtigt op på kontiene
Ligger den rigtige momskode på kontoen, kommer momsen med af sig selv. Det fjerner den hyppigste årsag til, at momsen ikke stemmer ved momsafstemningen. Vær særligt omhyggelig med konti til EU-køb og omvendt betalingspligt.
8. Brug regnskabsår, ikke kalenderår, hvis I har skævt år
Har virksomheden regnskabsår fra 1. juli til 30. juni, skal det være sat op sådan i e-conomic. Ellers bliver rapporter og primoafstemninger forkerte hele vejen igennem.
9. Vedhæft bilaget til posteringen
Bogføringsloven kræver et kontrolspor fra bilag til postering. Hænger bilaget på posteringen, er kravet opfyldt automatisk, og revisor kan selv finde dokumentationen i stedet for at spørge. Se bilagshåndtering uden papir.
10. Giv en app adgang i stedet for at eksportere manuelt
e-conomics API gør, at godkendte apps kan hente data direkte. Det fjerner hele eksport-og-importrunden med CSV-filer, og tallene er altid friske. Du godkender adgangen selv og kan fjerne den igen med et klik.
Hvor automatikken tager over
Punkt 3, 7, 9 og 10 er præcis det, Apino er bygget til at gøre for jer. Udligninger og manglende bilag bliver til bemærkninger i stedet for til fejl, momsen tjekkes for rimelighed løbende, og adgangen sker gennem e-conomics egen godkendelse som partner-app.
Resten af listen er stadig jeres eget håndværk. Men det er også den del, der er sjovest.